كيف تطرح الأسئلة ؟

أن تتواصل مع الآخرين بفاعلية أمر يتعلق بشكل كبير « بكيف » تطرح الأسئلة ، وبمجـرد تحـديد الغرض من طرح السؤال عليك أن تسأل نفسك عدداً الأسئلة : أي نوع من الأسئلة يجب طرحه ؟ هل السؤال مناسب للشخص ( أو للمجموعة ) ؟ هل هذا هو الوقت المناسب لطرح السؤال ؟ كيف أتوقع أن يأتي الرد ؟

عندما يتم فعلياً طرح أسئلة بالأخص في الحالات التي يغلب عليها الطابع الرسمي . فهناك بعض الأساليب التي يمكن أن تضعها في حسبانك وتشمل : أن تكون منظماً ، في حالات معينة ، على سبيل المثال إن كنت تجري مـشـروعـاً بحثياً أو تعمل في مهنة تتطلب تسـجـيل المعلومات ، فإنه قد يكون من الضروري طرح عدد كبير من الأسئلة

في مثل هذه الحالات يستحسن عادة إبلاغ المستجيب بذلك قبل أن تبدأ وذلك بإعطاء بعض المعلومات الأساسية وشرح الأسباب التي تدفعك لطرح الأسئلة ، فهذا من شأنه أن يجعل المستجيب أكثر انفتاحاً على الأسئلة ولم يكن من المقبول أن تسأله إياها .
كما يصبح لديه أيضاً معرفة ويمكنه قبول نوع الأسئلة التي من المرجح أن تطرح عليـه ، على سبيل المثال : « من أجل مساعدتك في دعوى التأمين ، سيكون من الضروري أن أسألك عن سيارتك وصحتك والظروف التي أدت إلى الحادث » .

في معظم الحالات سوف يجري التعامل بين السائل والمستجيب بسلاسة أكبر في حال وجود بعض التنظيم للحديث المتبادل استخدم الصمت : بعد استخدام الصمت طريقة فعالة في طرح الأسئلة . كما هو الحال في العلاقات الشخصية الأخرى فإن التوقف المؤقت أثناء الكلام يساعد في التأكيد على نقاط معينة ويعطي الأطراف كافة بضع لحظات لجـمـع شـتـات أفكارهم قبل الاستمرار.

يمكن أن يساعد التوقف لمدة ثلاث ثوان على الأقل قبل مباشرة الأسئلة في التأكيد على أهمية ما يتم طرحه ، ففترة توقف لثلاث ثوان مباشرة بعـد سـؤال يمكن أن تكون أيضاً مـفـيـدة إذ يمكنها أن تحول دون طرح المحاور لسؤال آخر على الفور وتشير للمستجيب أن هناك جواباً متوقعاً منه . وقد يؤدي التوقف المؤقت مرة أخرى بعد الاستجابة الأولية إلى تشجيع المستجيب على الاستفاضة في الإجابة بمزيد من التفصيل ، ويجدر الإشارة إلى أنه قد ثبت أن فترة توقف أقل من ثلاث ثوان أقل فعالية الجدال.

تشجيع المشاركة في حالات المجـمـوعـات

غـالـبـاً مـا يرغب المدراء في إشـراك أكـبـر عـدد ممكن من الأشـخـاص في الـنـقـاش وبالإمكان تحقيق ذلك بشكل جزئي على الأقل من خلال طرح أسئلة على أفراد المجموعة .

إحدى الطرق التي يمكن بها زيادة فوائد هذا الأسلوب إلى الحد الأقصى هي إعادة توجيه سؤال من عضو نشط في المجموعة إلى شخص أقل نشاطاً أو أقل ميلاً للإجابة دون فرضة مباشرة ، لكن يجب توخي الحذر في هكذا حالات إذ إن بعض الأشخاص يجدون التحدث أمام مجموعة أمراً يدعو للتـوتر للغاية ، ويمكن بسهولة أن يشعرهم هذا بعـدم الارتياح أو الإحراج أو الإرباك ؛ لذا عليك بالتشجيع لكن لا تجبر أعضاء المجموعة الأكثر هدوءاً على المشاركة .

من كتاب ٤٤ مذهل